Um die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Unternehmens ein bisschen einzudämmen, kann es hilfreich sein, klare Leitfäden für die interne Kommunikation an die Hand zu geben. Ein Grund dafür, warum man viele CC-Mails bekommt, kann zum Beispiel sein, dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind. Mitarbeiter versuchen, insbesondere ihre Vorgesetzten über alle möglichen Eventualitäten auf dem Laufenden zu halten, um selbst keine Entscheidungen treffen zu müssen, bzw. um sich für ihre Entscheidungen entsprechend abzusichern. Wenn im Vorfeld geklärt ist, wer für welche Prozessschritte und für welche Entscheidungen verantwortlich ist, erklärt es sich von selbst, welche Personen per E-Mail darüber informiert werden müssen. Eine klare Regel könnte zum Beispiel sein: Sende CC-Mails nur an Personen, die aktiv am jeweiligen Thema mitarbeiten und/oder Dinge entscheiden müssen. Die Anzahl der Empfänger sollte grundsätzlich auf das Nötigste reduziert werden. Ketten-Mails mit Ping-Pong-Effekt lassen sich vermeiden, indem man das Thema mit der betreffenden Person telefonisch klärt, ein (kurzes!) Online-Meeting mit allen relevanten Personen einstellt, oder das Thema schnell per Chat klärt.