Hier haben wir Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem sicher immer umfangreicher werdenden Posteingang etwas eindämmen können. Ein paar klare Regeln und Einstellungen im E-Mail-Programm können Abhilfe schaffen.
Sie kennen sicher das Problem, dass ihr E-Mail-Postfach mit haufenweise Mails überfüllt ist und Sie kaum noch nachkommen, diese zu bearbeiten. Vermutlich wurde ein Großteil der E-Mails dabei nicht direkt an Sie selbst geschickt, sondern Sie wurden als CC-Empfänger in Kopie gesetzt, um über ein bestimmtes Thema auf dem Laufenden gehalten zu werden. Was grundsätzlich Sinn macht, kann unter Umständen dazu führen, dass Sie eine Vielzahl an E-Mail-Verläufen in Ihr Postfach erhalten. Informationen, die für Sie nicht relevant sind, können somit zu richtigen Zeitfressern werden. Aber wie kann man dem Einhalt gebieten? Zumindest in Ihrer internen Unternehmenskommunikation ist das gar nicht so schwer.
Um die E-Mail-Flut innerhalb Ihres Unternehmens ein bisschen einzudämmen, kann es hilfreich sein, klare Leitfäden für die interne Kommunikation an die Hand zu geben. Ein Grund dafür, warum man viele CC-Mails bekommt, kann zum Beispiel sein, dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind. Mitarbeiter versuchen, insbesondere ihre Vorgesetzten über alle möglichen Eventualitäten auf dem Laufenden zu halten, um selbst keine Entscheidungen treffen zu müssen, bzw. um sich für ihre Entscheidungen entsprechend abzusichern. Wenn im Vorfeld geklärt ist, wer für welche Prozessschritte und für welche Entscheidungen verantwortlich ist, erklärt es sich von selbst, welche Personen per E-Mail darüber informiert werden müssen. Eine klare Regel könnte zum Beispiel sein: Sende CC-Mails nur an Personen, die aktiv am jeweiligen Thema mitarbeiten und/oder Dinge entscheiden müssen. Die Anzahl der Empfänger sollte grundsätzlich auf das Nötigste reduziert werden. Ketten-Mails mit Ping-Pong-Effekt lassen sich vermeiden, indem man das Thema mit der betreffenden Person telefonisch klärt, ein (kurzes!) Online-Meeting mit allen relevanten Personen einstellt, oder das Thema schnell per Chat klärt.
Darüber hinaus kann es hilfreich sein, die Einstellungen in ihrem E-Mail-Programm so zu ändern, dass die E-Mails automatisch vorsortiert werden. In den meisten E-Mail-Programmen stehen unterschiedliche Filter-Möglichkeiten zur Verfügung, so dass Sie die CC-Mails einfach kennzeichnen lassen können. So sehen Sie auf den ersten Blick, welche E-Mails Sie als Kopie bekommen haben und können diese entsprechend anders priorisieren.
Hier haben wir Ihnen beispielhaft eine kurze Anleitung zusammengestellt, wie das in Outlook funktioniert. Der erste Teil der Anleitung bezieht sich auf die Darstellung im Microsoft Outlook Client ab Windows 10 – der letzte Screenshot zeigt, wie das ganze in der Webversion von Microsoft funktioniert. In anderen E-Mail-Clients werden Sie ähnliche Einstellungen finden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Outlook:
-> Outlook öffnen
-> Menü Ansicht
-> Klick auf Ansichtseinstellungen
-> Bedingte Formatierung …
Nun öffnet sich eine Dialogbox, die alle bereits definierten bedingten Formatierungen enthält. Fügen Sie eine neue hinzu:
-> Hinzufügen
-> Treffenden Namen geben (z.B. "AufKopie")
-> Bedingung definieren: Markieren "von denen ich ..."
-> Liste ausklappen und "...mit weiteren Empfängern auf der CC Liste stehe"
Nach dem Klick auf OK können Sie nun dieser Bedingung eine eigene Schriftart zuweisen, z.B. die Farbe Grau und die Schriftart kursiv.
Noch durch ein paar OKs klicken und es ist geschafft.
Alternative Anleitung für die Web-Version von Outlook:
Der größte Hebel die unnötige E-Mail-Flut etwas einzudämmen ist wohl, wenn jeder bei sich selbst ansetzt und mit gutem Beispiel vorangeht. Überlegen Sie, ob, und wann E-Mails wirklich notwendig und sinnvoll sind. Das entlastet alle Beteiligten und spart Zeit – nicht nur beim Lesen, sondern auch beim Schreiben und Bearbeiten der E-Mails.
